保営業証憑書類ファイリング事例

商取引に関わる書類を全て紙で保管しているため、年々保管スペースが手狭になってきている。

必要な時にすぐに書類が取り出せない時があり、業務効率を妨げている。

紙で保管していることで、汚れや劣化、紛失などの恐れがある。

災害時など、書類を喪失してしまうと事業継続ができなくなるリスクがある。

書類は、件名単位で時系列にファイルし、年度ごとに分かれたキャビネットに保管する。

キャビネットは部署ごとに設置されていて、顧客ごとに担当部署が分かれている。

文書の種類に対応した検索キーを指定できること。

取引先コードや担当部署、担当者名などはマスターを参照して入力作業を軽減する仕組みが備わっていること。

検索は、絞り込み検索や串刺し検索ができること。

検索条件に合致した対象文書は一覧表示でき、検索キーで並べ替えができること。

日付項目（決済日、納品日など）は、日付の範囲で検索できること。

文字列での検索キーは、部分一致で検索できること。

スキャナは、専用スキャナ以外の既設の複合機からもスキャンして登録が可能なこと。

EXCELやWORDなどで作成された電子データも、文書の種類に対応した検索キーが付与できること。

利用者によって、登録・閲覧・管理機能などが制限できること。

証憑書類を部署ごとに異なる複合機でスキャンしてpdfファイルにする。

検索キーは、文書ごとに異なるため、文書の種類を選択すると対応する検索キー項目が表示される。

登録画面でpdf画像を見ながら、必要な検索キーを入力する。

文書の登録先は、書庫/キャビネット/フォルダを指定する。

登録ボタンを押下すると、指定された格納先に文書が登録される。

書類の検索は、格納先を指定したツリー検索や検索キーを指定したキーワード検索などで文書を検索する。

検索結果の一覧から表示したい文書を選択し、[表示]ボタンからAdobe Acrobat REaderで閲覧する。

操作が簡単なため、パソコンに不慣れな人でも操作できる。

書類が容易に取り出せるようになり、問合せにも迅速に対応できるようになった。

これまで紙で保管していた書類が電子化でき、保管庫を全て無くすことができ事務所の有効活用が図られた。

商取引のプロセスも共有化でき、コンプライアンス違反を防止できるようになった。

バックアップもボタン一つで操作できるため、万一でも安心して運用できるようになった。

導入作業期間は半日

導入したその日から運用が可能となった。