保険代理店様向けファイリング事例

膨大な契約顧客の書類を保管しているため、年々保管スペースが手狭になってきている。

保険会社のオンライン端末で契約内容は確認できるが、問題があった場合に備えて保管する必要がある。

契約までのプロセスや事故対応などで端末では確認できない経緯を確認したい場合に対応できない。

訪問時や電話などで得た情報などが商談管理や顧客管理に生かされていない。

申込書から契約に至るまでの書類や確認書・車検証の写し等をまとめてバインダに保管する。

３年を経過した時点で過去の保管していた書類は破棄する。

業務報告書、進行状況報告書、対応記録などを担当者ごとのバインダに保管。

フリート契約は顧客ごとのバインダに保管。

ＰＣに不慣れな社員もいるため、誰でも簡単に操作できること。

一般契約者は年度ごと、フリートは契約者ごとのフォルダに格納できること。

ファイル名は、証券番号を付与すること。

証券番号、契約者氏名、満了日などで検索できること。

文書の種類（申込書、車検証など）や異動理由（特約追加・削除、車両入替など）で検索きること。

文書の種類や異動理由は、運用後でも追加ができること。

申込書、契約書類はスキャナでスキャンして電子化して保管する。

システムに登録時、証券番号、契約者氏名、始期日、満了日などを入力する。

保管先は、一般契約者は年度ごと、フリート契約は契約者ごとのフォルダに保管する。

異動事象の場合は、異動理由と証券番号を入力すると契約者情報が表示され、必要項目を入力する。

異動理由ごとに文書が存在する場合は、異動理由と対応する書類が紐付けされて登録される。

操作が簡単なため、パソコンに不慣れな人でも操作できる。

書類が容易に取り出せるようになり、問合せにも迅速に対応できるようになった。

これまで紙で保管していた書類も電子化でき、保管庫を全て無くすことができ事務所の有効活用が図られた。

契約までのプロセスも共有化でき、商談の活性化にも役立てることができるようになった。

バックアップもボタン一つで操作できるため、万一でも安心して運用できるようになった。

導入作業期間は半日

導入したその日から運用が可能となった。