imageOFFICEから文書管理ソフトへの移行事例

登録対象文書は融資に関わる「受付簿」「審議書」で、文書量は約30,000文書を所有

imageOFFICEで登録した文書を、保障番号、委託者名、保証承諾日などで文書を検索

平成12年より運用しており、年約1,000件～2,000件の新規登録を行っている

imageOFFICEと同様な操作性と検索性を有した文書管理システムに移行したい。

登録済の文書に対して追加や差し替えが容易に行えること。

登録対象の文書は融資に関わる文書に限られており、関連部署のみで利用したい。

そのため全社導入の大規模な文書管理ソフトではなく、部門で導入可能な低価格なシステムを導入したい。

imageOFFICEで登録された文書は、pdf形式に変換して移行。

imageOFFICEで登録された検索キーは、Microsoft SQL Serverへ移行。

新たに文書管理ソフトを導入し、約10名の職員で利用している。

imageOFFICEと同様、保障番号、委託者名、金融機関名、保証承諾日などで文書を検索している。

新規登録は、スキャナから文書をスキャンし検索キーを付与して登録

検索条件に、保障番号，委託者名，金融機関名，保証承諾日などを指定して文書を検索

検索条件に合致したデータが一覧表示され、表示したい文書を選択して文書を閲覧

imageOFFICEと同様な操作性と検索性が確保されており、導入にあたって抵抗感なく運用開始できた。

文書の追加や差し替えも、サムネイル表示でページ位置や文書を確認しながら容易に行うことができるようになった。

操作が容易なため誰でも利用することができ、関係者全員で利用できる環境を構築した。

短時間で目的の文書を閲覧できるため、問い合せ時などの対応で作業効率が大幅に改善できた。

移行期間は約１ケ月

移行完了したその日から運用が可能となった。