紙文書を単に電子化するだけでは、業務効率の改善には繋がりません。 電子化した文書をどのように簡単に取り出せるかが鍵となります。 弊社のツールを使用することで、スキャン済文書を容易に取り出せるようになります。
紙文書電子化支援ツール
豊里システムソリューションは、ファイリングソリューションをトータルサポートします。
紙文書電子化保存のための支援ツール ご紹介
パソコンの操作に不慣れな人には扱いずらい。
物理的な棚のイメージだと管理しやすいが電子化することでイメージしにくい。
電子化するためにスキャンニング業者に委託する必要がある。
物理的なキャビネットには鍵を掛けられるが、電子化するとセキュリティ上の不安がある。
操作が簡単で誰でも扱えるファイリングソフト
ストレージ/書庫/キャビネット/フォルダという物理キャビネットの概念を採用
本ツールを利用することで、社内でもスキャンニング作業を簡単に行えます。
操作ログや利用者資格などにより、登録や閲覧などの制限を設定できセキュリティ対策を講じています。
任意のフォルダに存在する文書や、スキャンニング済のpdfファイルが存在する場合、「一括登録用ファイル」を生成
生成された「一括登録用ファイル」をEXCELで検索に必要なキーワードを付与
キーワードを付与した「一括登録用ファイル」から検索用データベースを生成
キーワードを指定して文書を検索し閲覧
作成された一括登録用ファイルをEXCELで検索キーを入力します。
検索キーは、１文書あたり最大で８個まで指定することができます。
一括登録用ファイルを元に、検索用データベースに登録します。
スキャンニング作業で、スキャンしたPDFのファイル名をリネームする必要がなくなります。
文書の先頭にバーコードを印字したIDを挟むことで、複数の文書をまとめてスキャンすることができます。
また、バーコード情報をファイル名の一部に自動で付与することができます。
既存の文書に対しても業務キーワードで検索できるようになるため、必要な文書が即座に取り出せます。
WORD,EXCEL,PowerPointなどの電子データはもちろんスキャンした文書など、登録可能な既存文書の種類による制限はありません。
フォルダパス配下のファイル名を自動取得し、文書の種類に応じた一括登録用ファイルを自動生成し出力します。
自動生成された一括登録用ファイルに、文書の検索に必要なキーワードをEXCELなどを利用して入力します。
検索キーワードは、最大８個まで指定することができます。
検索用キーワードを入力した一括登録用ファイルを元に、Microsoft SQL Serverのデータベースに登録します。
一括登録後は、らくらくドキュメントサーチを利用して文書の検索が可能となります。
お客様のご要望に沿って、カスタマイズに対応致します（有償）
紙文書電子化支援ツールに関するお問い合わせは、右記のボタンからお申込みください。
紙文書電子化支援ツールに関するお問い合わせは、上記のボタンからお申込みください。